(RE)DIZAJN, OPTIMIZACIJA, DIGITALIZACIJA I AUTOMATIZACIJA

Redizajn i digitalizacija poslovnih procesa

Prije nego što proces prenesemo u sustav, redizajniramo ga i optimiziramo, a zatim određujemo kako se vodi digitalno i koje korake sustav preuzima sam. Rezultat je proces koji vrijedi digitalizirati i jasan plan kako to učiniti.

Zatražite ogledni sastanak

Digitalizacija lošeg procesa samo ubrzava probleme

Kada proces zapinje, prirodna je reakcija uvesti sustav. No sustav provodi proces točno onako kako je postavljen. Ako se u njega prenesu nepotrebna odobrenja, dvostruki unos podataka i nejasne odgovornosti, problemi ne nestaju, nego se ponavljaju brže i postaju teži za ispravljanje.

Zato digitalizacija često završi skupim sustavom koji nitko ne voli koristiti, a zaposlenici se vraćaju e-mailu i tablicama. Uzrok rijetko leži u tehnologiji, nego u tome što je u sustav preslikan proces koji nitko nije preispitao.

Što obuhvaća

(Re)dizajn procesa

Na temelju postojećeg stanja određujemo kako bi proces trebao izgledati: koje korake zadržati, koje spojiti, a koje ukinuti, tko je za što odgovoran i gdje se donose odluke. Rezultat je ciljni proces koji odgovara ciljevima organizacije, a ne naslijeđenim navikama.

Digitalizacija procesa

Određujemo kako proces prelazi iz e-maila, papira i tablica u digitalni tok rada: koji se zahtjevi, obrasci, odobrenja i podaci vode u sustavu te tko u kojem trenutku vidi što. Time proces postaje mjerljiv i sljediv.

Optimizacija procesa

Uklanjamo uska grla, dvostruki unos podataka, nepotrebna odobrenja i čekanja između odjela. Svaku promjenu predlažemo s obrazloženjem njezina učinka, kako bi se odluke donosile na temelju koristi, a ne dojma.

Rezultat je ciljni proces s ulogama i pravilima, specifikacija digitalnog toka rada i automatizacija te plan uvođenja poredan prema učinku na poslovanje.

Automatizacija procesa

Prepoznajemo ponavljajuće korake koje sustav može izvoditi sam, poput dodjele zadataka, obavijesti, eskalacija i ažuriranja statusa, i definiramo pravila po kojima ih izvodi. Predlažemo automatizaciju onoga što je stabilno i učestalo, a ne svega što je tehnički moguće.

Kako radimo

Ogledni sastanak
Utvrđujemo ciljeve, procese u opsegu i očekivane rezultate te potvrđujemo fiksnu cijenu.

Blue circular icon with the number one in white.

Analiza
Polazimo od dokumentiranih procesa ili, ako ih nema, od kratke analize postojećeg stanja, uz podatke o opterećenju, čekanjima i greškama.

Blue circular icon with the number 2 in white.

Ciljni proces
U radionicama s vlasnicima i izvršiteljima oblikujemo novi tok rada, uloge i pravila.

Blue background with a white number three in the center.

Digitalizacija i automatizacija
Određujemo što se vodi u sustavu, što se automatizira i kako se proces mjeri.

Blue circular icon with the number four in white.

Plan uvođenja
Predajemo ciljni proces, specifikaciju i plan uvođenja poredan prema učinku.

Blue background with a white number 5 in the center.

Vaš tim sudjeluje u radionicama i potvrđuje ključne odluke. Analizu, oblikovanje procesa i dokumentaciju radimo mi.

Za koga je

Usluga je pravi izbor kada procesi postoje, ali su spori, skupi ili ovise o ručnom prepisivanju i podsjećanju, kada planirate uvođenje sustava i želite da provodi dobar proces, a ne preslika lošeg, ili kada organizacija treba obaviti više posla bez proporcionalnog povećanja broja ljudi.

Kada vam ne treba

Ako procesi nisu zapisani i nitko nema cjelovitu sliku o tome kako se posao odvija, krenite od mapiranja poslovnih procesa. Ako je proces dobar i treba vam samo sustav koji ga provodi, pogledajte gotova rješenja za upravljanje uslugama, radom i znanjem.

Što slijedi nakon

Ciljni proces i specifikacija izravna su podloga za uvođenje aplikacije. Ako se proces može pokriti gotovim rješenjem, prilagođavamo ga i uvodimo; ako ne, dizajniramo i razvijamo rješenje po mjeri. Oba isporučujemo na Atlassian Cloud platformi. Budući da isti tim oblikuje proces i uvodi sustav, ništa se ne gubi u primopredaji između konzultanata i implementatora. Nakon uvođenja proces održavamo i razvijamo kroz kontinuiranu podršku.

Često postavljana pitanja (FAQ)

  • Digitalizacija poslovnih procesa je prijenos rada iz e-maila, papira i tablica u digitalni tok rada u kojem su koraci, odgovornosti, odobrenja i podaci vidljivi i sljedivi. Da bi donijela korist, proces prije digitalizacije treba redizajnirati i optimizirati, a ponavljajuće korake automatizirati.

  • Digitalizacija prenosi proces u digitalni oblik: zahtjevi, odobrenja i podaci vode se u sustavu umjesto u e-mailu i tablicama. Automatizacija ide korak dalje i prepušta sustavu ponavljajuće korake, poput dodjele zadataka, obavijesti i eskalacija. Automatizirati se isplati ono što je već digitalizirano i stabilno.

  • Zato što sustav provodi proces točno onako kako je postavljen. Ako se digitalizira proces s nepotrebnim koracima i nejasnim odgovornostima, ti problemi postaju brži i teži za promjenu. Redizajn osigurava da sustav provodi proces koji vrijedi provoditi.

  • Ne nužno. Ako su procesi dokumentirani, krećemo izravno od njih. Ako nisu, kratku analizu postojećeg stanja radimo u sklopu usluge, a kada je procesa više ili su složeni, preporučujemo mapiranje kao prvi korak.

  • Ne. Usluga završava ciljnim procesom, specifikacijom i planom uvođenja. Uvođenje je zasebna usluga, kao prilagodba gotovog rješenja ili razvoj rješenja po mjeri, a oba se temelje na rezultatima ove usluge.

  • Cijena usluge je fiksna i ovisi o veličini organizacije, tima ili odjela. Uvođenje sustava naplaćuje se zasebno, prema rješenju koje odaberete. Paket i cijenu potvrđujemo na oglednom sastanku, prije početka rada.

  • Trajanje usluge ovisi o broju i složenosti procesa u opsegu. Okvirni rok dogovaramo na oglednom sastanku i navodimo ga u ponudi, a trajanje uvođenja sustava ovisi o odabranom rješenju.

Digitalizirajte proces koji vrijedi digitalizirati

KONTAKTIRAJTE NAS

Na oglednom sastanku dogovaramo ciljeve, opseg i procese te potvrđujemo fiksnu cijenu. Sastanak je bez obveze.