IDENTIFIKACIJA, MAPIRANJE I DOKUMENTIRANJE
Mapiranje poslovnih procesa
Utvrđujemo kako se posao u vašoj organizaciji stvarno odvija — tko što radi, kojim redom i po kojim pravilima — i pretvaramo to u mape i dokumentaciju na kojima se mogu graditi odluke, poboljšanja i digitalizacija.
Procesi postoje, ali nisu zapisani
U većini organizacija posao se obavlja prema pravilima koja nitko nije zapisao. Znanje o tome kako se što radi nalazi se u glavama nekoliko ključnih ljudi, u starim e-mailovima i u navikama koje nitko ne propituje. Dok su ti ljudi tu, sve nekako funkcionira. Kada netko ode na godišnji odmor, promijeni posao ili se broj zahtjeva poveća, posao zapinje, a nitko ne zna točno gdje.
Bez jasne slike procesa svaka odluka o poboljšanju, novom zaposleniku ili uvođenju sustava temelji se na pretpostavkama. Zato inicijative optimizacije najčešće ne propadaju zbog loše ideje, nego zato što mijenjaju nešto što nitko nije do kraja razumio.
Što dobivate
Identifikacija procesa
Popisujemo procese u opsegu, njihove ciljeve, vlasnike, ulaze i izlaze te mjesta na kojima prelaze iz jednog odjela u drugi. Rezultat je popis procesa s jasno određenim granicama i odgovornostima.
Dokumentiranje procesa
Za svaki proces izrađujemo opis s pravilima, odgovornostima, rokovima i dokumentima koji u njemu nastaju. Dokumentacija postaje referenca za uvođenje novih zaposlenika, za kontrolu kvalitete i za svaku buduću promjenu.
Uz mape i opise dobivate popis uočenih uskih grla, dupliciranih koraka i nejasnih odgovornosti, poredanih prema utjecaju na poslovanje. To je polazište za odluku o tome što i kojim redom mijenjati.
Mapiranje procesa
Svaki proces prikazujemo dijagramom koji pokazuje korake, uloge, točke odluke i iznimke, odnosno što se događa kada nešto krene drugačije od plana. Mape nastaju u radu s ljudima koji proces svakodnevno izvode, pa prikazuju stvarno, a ne željeno stanje.
Kako radimo
Ogledni sastanak.
Utvrđujemo ciljeve, opseg i procese koje mapiramo te potvrđujemo fiksnu cijenu.
Identifikacija.
Kroz razgovore s vlasnicima procesa i pregled postojećih dokumenata utvrđujemo popis i granice procesa.
Mapiranje.
U radionicama s izvršiteljima prikazujemo tijek svakog procesa, uloge i točke odluke.
Provjera.
Mape i opise prolazimo s vlasnicima procesa i ispravljamo ih dok ne odgovaraju stvarnom radu.
Predaja.
Predajemo dokumentaciju i popis prilika za poboljšanje te predlažemo sljedeće korake.
Vaš tim sudjeluje u razgovorima i radionicama o procesima koje izvodi. Pripremu, izradu mapa i dokumentiranje radimo mi.
Za koga je
Mapiranje je pravi početak kada planirate digitalizaciju ili uvođenje novog sustava, kada organizacija raste brže od svojih procedura, kada znanje o radu ovisi o nekoliko ključnih ljudi ili kada dokumentirane procese traže certifikacija, revizor ili nadzorno tijelo
Kada vam mapiranje ne treba
Ako su procesi već zapisani i znate gdje zapinju, krenite izravno od (re)dizajna i digitalizacije poslovnih procesa. Ako već znate koji sustav trebate, pogledajte gotova rješenja za upravljanje uslugama, radom i znanjem.
Što slijedi nakon mapiranja
Mapirani procesi izravna su podloga za sljedeći korak. Ako ih želite unaprijediti, nastavljamo (re)dizajnom, optimizacijom i digitalizacijom. Ako vam treba sustav koji ih provodi, iz mapa izrađujemo specifikaciju za gotovo rješenje ili rješenje po mjeri, koje isporučujemo na Atlassian Cloud platformi. Mapiranje je dostupno i kao dio kontinuirane podrške, za organizacije koje procese dokumentiraju postupno, uz svakodnevni rad.
Često postavljana pitanja (FAQ)
-
Mapiranje poslovnih procesa je utvrđivanje i grafički prikaz načina na koji se posao u organizaciji stvarno odvija: koji koraci postoje, tko ih izvodi, gdje se donose odluke i što se događa u iznimkama. Uz mape se izrađuje dokumentacija s pravilima i odgovornostima za svaki proces.
-
Cijena je fiksna i ovisi o veličini organizacije/tima/odjela. Paket i cijenu potvrđujemo na oglednom sastanku, prije početka rada.
-
Trajanje ovisi o broju procesa u opsegu i o dostupnosti ljudi koji ih izvode. Okvirni rok dogovaramo na oglednom sastanku i navodimo ga u ponudi.
-
Zaposlenici sudjeluju u razgovorima i radionicama o procesima koje sami izvode. Pripremu, izradu mapa i dokumentiranje radimo mi, a vlasnici procesa na kraju provjeravaju i potvrđuju rezultat.
-
Ne. Mapiranje ne ovisi o alatu. Dokumentacija opisuje kako posao funkcionira i upotrebljiva je bez obzira na to hoćete li procese kasnije digitalizirati i na kojem sustavu.
-
Mapiranje dokumentira kako procesi funkcioniraju danas. (Re)dizajn određuje kako bi trebali funkcionirati te uklanja uska grla, dupliciranja i nepotrebne korake. Mapiranje je u pravilu prvi korak, jer se pouzdano može mijenjati samo ono što je opisano.
Saznajte kako vaša organizacija stvarno radi
KONTAKTIRAJTE NAS
Na oglednom sastanku dogovaramo ciljeve, opseg i procese te potvrđujemo fiksnu cijenu. Sastanak je bez obveze.