Kako se rješiti nepotrebnih poziva i mailova unutar tvrtke?
“Nepotrebni interni mailovi i pozivi odlaze u ropotarnicu povijesti”
Nepotrebni pozivi i mailovi mogu predstavljati veliki problem za tvrtke, zbog utjecaja na produktivnost i efikasnost rada zaposlenika.
Jedan od glavnih problema s nepotrebnim pozivima je to što oni često prekidaju rad zaposlenika i ometaju njihovu koncentraciju, što dovodi do smanjenja produktivnosti. Nepotrebni mailovi također mogu utjecati na produktivnost, jer zaposlenici moraju provoditi vrijeme čitanjem i odgovaranjem na mailove koji nisu važni.
Drugi problem s nepotrebnim pozivima i mailovima je što oni mogu dovesti do preopterećenja sustava, što može dovesti do kašnjenja u dostavi važnih informacija i zadataka.
Postoji nekoliko načina na koji se mogu smanjiti nepotrebni pozivi i mailovi u tvrtki:
Definiranje pravila i smjernica za komunikaciju: Tvrtka treba definirati pravila i smjernice za komunikaciju, kako bi se osiguralo da se svi zaposlenici pridržavaju istih standarda.
Automatizacija radnji: Automatizacija radnji, poput automatskog odgovaranja na mailove i slanja obavijesti, može smanjiti potrebu za nepotrebnim pozivima i mailovima.
Koristiti alat za upravljanje projektima: Alati za upravljanje projektima, poput Atlassian Jire, mogu se koristiti za razmjenu informacija unutar tima, umjesto korištenja poziva i mailova.
Edukacija zaposlenika: Edukacija zaposlenika o pravilima i smjernicama za komunikaciju i korištenju alata za upravljanje projektima može pomoći u smanjenju nepotrebnih poziva i mailova.
Analiza i praćenje: Analiziranjem i praćenjem komunikacije unutar tvrtke moguće je identificirati probleme i potencijalna poboljšanja, te tako smanjiti nepotrebne pozive i mailove.
Jira je alat za upravljanje projektima koji se može koristiti za razmjenu informacija unutar tima, umjesto korištenja e-pošte. Evo nekoliko načina kako to možete postići:
Kreiranje projektnog foruma: Jira ima mogućnost stvaranja projektnog foruma gdje se članovi tima mogu raspravljati o različitim temama vezanim za projekt. Ovo može zamijeniti e-poštu za rasprave unutar tima.
Upotreba bilješki i komentara: Jira omogućuje dodavanje bilješki i komentara na zadatke i projekte, što omogućuje razmjenu informacija između članova tima bez potrebe za e-poštom.
Integracija s drugim alatima: Jira se može integrirati s drugim alatima za komunikaciju, poput chat aplikacija, što olakšava razmjenu informacija između članova tima.
Pravila i smjernice za komunikaciju: Projekt treba sadržavati i pravila i smjernice za komunikaciju unutar tima, kako bi se osiguralo da se svi članovi pridržavaju istih standarda.
Automatizacija: Jira također omogućuje automatizaciju radnji, kao što su slanje obavijesti i podsjetnika unutar i izvan tvrtke, što može pomoći u smanjenju potrebe za korištenjem e-pošte za te svrhe.
Korištenjem Jire za razmjenu informacija unutar tima, moguće je smanjiti korištenje e-pošte i poboljšati komunikaciju. Međutim, u nekim slučajevima e-pošta može biti neophodna, kao što je slanje informacija vanjskim suradnicima ili klijentima, no čak i ona se sprema u Jira-u kako bi uvijek na jednom mjestu imali svu komunikaciju.